Geschäftsordnung
Die Geschäftsordnung wird vom Vorstand auf der Grundlage von § 6 (4) der Satzung beschlossen.
- Beschlussfassung
Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit des anwesenden Vorstandsmitglieder. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des/der Vorsitzenden. Im Ausnahmefall kann der Vorstand Beschlüsse im Umlaufverfahren fassen.
- Arbeitsplanung
Der Vorstand erstellt einen Jahresarbeitsplan, in welchem die inhaltlichen Arbeitsschwerpunkte, deren finanzielle und personelle Absicherung sowie die wichtigsten Termine im Zeitraum zwischen zwei Jahreshauptversammlungen fixiert werden.
- Vorstandsberatungen
3.1 Einberufung des Vorstandes und Tagungsrhythmus
Der Vorstand tagt mindestens dreimal jährlich. Er wird vom/von der Vorsitzenden oder in seinem/ihrem Auftrag von einem anderen Vorstandsmitglied einberufen sowie auf Forderung von mindestens der Hälfte der Vorstandsmitglieder. Die Termine und Inhalte der Vorstandsberatun- gen sind langfristig zu planen. Die Vorstandsmitglieder erhalten mindestens drei Wochen vor der betreffenden Beratung die Einladung unter Angabe der Tagesordnung.
3.2 Interner Charakter und Leitung der Sitzungen
Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich. Der/die Vorsitzende kann die Öffentlichkeit auf geeignete Weise über deren Ergebnisse informieren oder andere Personen damit beauftragen. Die Vorstandsmitglieder werden vorn von der Vorsitzenden, bei dessen/deren Verhinderung vom/von der stellvertretenden Vorsitzenden geleitet. Sind beide verhindert, sollen Vorstandssitzungen nur in äußerst dringenden Fällen unter Vorsitz eines anderen Vorstandsmitgliedes stattfinden.
3.3 Vorlagen
Zu wichtigen Tagesordnungspunkten sind schriftliche Vorlagen anzufertigen. Die Vorlagen sind in der Regel mit der Einladung zu versenden. Tischvorlagen sollen begründeten Ausnahmefällen vorbehalten bleiben.
3.4 Beratungsgäste
Der/die Vorsitzende kann zu den Sitzungen bzw. zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen einladen.
3.5 Protokolle
Von den Vorstandssitzungen sind Kurzprotokolle anzufertigen. Diese Aufgabe obliegt dem/der Schriftführer/in bzw. bei dessen/deren Abwesenheit einem anderen vom/von der Vorsitzenden beauftragten Vorstandsmitglied. Das Protokoll der jeweils vorhergehenden Sitzung ist auf der folgenden Beratung zu bestätigen.
- Die Aufgaben der Vorstandsmitglieder
4.1 Vorsitzende/r Der/die Vorsitzende führt den Vorstand und vertritt den Förderverein nach außen. Er/sie bereitet den Tätigkeitsbericht des Vorstandes an die Mitgliederversammlung vor. Der/die Vorsitzende darf geplante Ausgaben und für die laufende Geschäftsführung max. 500,00 Euro pro Vorgang tätigen. Über ungeplante Ausgaben entscheidet der Vorstand.
4.2 Stellvertretende/r Vorsitzende/r
Der/die stellvertretende Vorsitzende vertritt den/die Vorsitzende/n bei dessen/deren Verhinderung nach innen und außen. Zwischen Vorsitzender/m und Stellvertreter/in ist eine funktionsfähige Arbeitsteilung zu vereinbaren.
4.3 Schatzmeister/in
Der/die Schatzmeister/in vertritt den Verein nach außen, wenn Vorsitzende/r und stellvertretende/r Vorsitzende/r verhindert sind. Ihm/ihr obliegt die finanzielle Führung des Vereins von der Planung über die Mittelbeschaffung bis hin zu einem ordnungsgemäßen Rechnungswesen. In diesem Rahmen vertritt er/sie den Vorstand nach außen. Er/sie erarbeitet langfristige Finanzkonzepte für den Verein und akquiriert Finanzmittel. Er/sie ist für Kassenführung und Zahlungsverkehr verantwortlich. Diese beiden Aufgaben können delegiert werden. Der/die Schatzmeister/in erarbeitet den Haushaltsbericht des Vorstandes an die Mitgliederversammlung und den Haushaltsplan für das Folgejahr. Er/sie hält Kontakt zum zuständigen Finanzamt.
Der maximale Kassenbestand der Handkasse darf 300,00 Euro betragen.
4.4 Schriftführer/in
Der/die Schriftführer/in fertigt von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen zeitnah (d.h. in der Regel bis spätestens 5 Tage nach der betreffenden Veranstaltung) Protokolle an und leitet sie umgehend den Vorstandsmitgliedern zu. Er/sie führt eine Vereinschronik und hält alle im bzw. für den Verein wichtigen Ereignisse in schriftlicher Form fest.
4.5 Weitere Mitglieder des Vorstandes
Gehören dem Vorstand weitere Mitglieder an, so sind diesen konkrete Aufgaben zuzuweisen.
4.6 Aufgabenwechsel
Bei einem Wechsel der Aufgaben von Vorstandsmitgliedern sind die Unterlagen unverzüglich an den Nachfolger/die Nachfolgerin zu übergeben.
- Geschäftsführung
Der Vorstand kann ein Vorstandsmitglied mit der Führung der operativen Geschäfte des Vereins beauftragen. Dieses Vorstandsmitglied zeichnet im Schriftverkehr als „Geschäftsführender Vorstand”. Das geschäftsführende Vorstandsmitglied ist zu einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem/der Vorsitzenden verpflichtet und hat ihm/ihr zwischen den Vorstandsberatungen regelmäßig über alle für den Verein relevanten Fakten zu informieren.
- Inkrafttreten
Die Geschäftsordnung tritt mit Beschluss des Vorstandes am 16.03.2006 in Kraft.
- Beitragsordnung
Der Vorstand kann im Einzelfall von dieser Regelung abweichende Sätze festlegen.
Weimar, den 06.09.2003
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